Einkaufsprozesse optimieren: Nur nicht nervös werden

Je früher Sie Mängel und Schwachstellen erkennen, umso schneller und kostensparender können Sie gegensteuern. Vermeiden sollten Sie dabei:

• Aktionismus. In Schnellschussmanier wird ein Maßnahmenpaket nach dem anderen beschlossen, deren Wirkung in der Regel schnell verpufft - und Sie nur Zeit und Geld kosten.
• Kurzatmigkeit. Einkäufer drehen bei ihren Lieferanten rücksichtslos an der Preisschraube, fordern unangemessene Rabatte oder zahlen verspätet. Das verbessert zwar kurzfristig die eigene Liquidität, ruiniert aber auf Dauer die Lieferantenbeziehung.

Stattdessen forcieren Sie:

• Besonnenheit. Gerade bei neuen Herausforderungen ist ein kühler Kopf gefordert. Alle kurz-, mittelund langfristigen Maßnahmen müssen wie ein Räderwerk ineinandergreifen.
• Partnerschaftlichkeit. Kluge Einkäufer beziehen ihre Lieferanten in das eigene Kostensenkungsprogramm mit ein, verlangen Preisnachlässe mit Maß und erarbeiten ein gemeinsames Strategiepapier, das gegenseitige Win-win-Situationen schafft.

Beachten Sie: Schauen Sie Ihren Zulieferern dennoch genau auf die Finger, vor allem was deren aktuelle Einkaufspreise betrifft. Je detaillierter hier Ihr Kenntnisstand ist, umso mehr profitieren Ihre Abteilung und Ihr Unternehmen.

Optimieren Sie Ihr internes Einkaufsmanagement
Standardisieren Sie alle innerbetrieblichen Aufgaben und binden Sie den Einkauf stärker in die Produktentwicklung ein:

• Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand. Mangelnde Einkaufsbündelung und nicht transparente Prozesse können Beschaffungskosten ungemein in die Höhe treiben, Beschaffungszeiten über Gebühr verlängern oder im ärgsten Fall zu Fehllieferungen führen. Wickeln Sie deshalb Ihr gesamtes Bestell-, Mahnund Rechnungswesen (sofern noch nicht geschehen) über ein zentrales IT-System ab. Gerade bei C-Produkten können Sie die administrativen Beschaffungskosten teurer zu stehen kommen als der Wert der eingekauften Ware selbst.
• Vermeiden Sie Maverick Buying. Das ist die Chaos-Variante einer Beschaffung. Bei ihr kauft jeder Entwickler sein Messgerät auf eigene Faust ein, jede Abteilung ihr Kopierpapier und jede Sekretärin den Bürokaffee. Im Vergleich zum regulären Einkauf via Beschaffungsabteilung verursacht Maverick Buying um bis zu 15 % höhere Materialbezugskosten! Klopfen Sie Ihren Kollegen im Bedarfsfall ruhig auf die Finger und stärken Sie die Hausmacht Ihrer Abteilung!
• Überprüfen Sie Ihre Lagerhaltung. Materialbestände sind für einen sicheren Betriebsablauf zwar wichtig, binden aber auch ungemein viel Kapital. Versuchen Sie, Ihre Lieferanten davon zu überzeugen, die Lagerhaltung für Ihre Firma zu übernehmen.
• Nutzen Sie E-Sourcing. Die IT-gestützten Software-Lösungen haben ihre Kinderkrankheiten überwunden und sind heute ein brauchbares Mittel, um Einkaufskosten nachhaltig zu senken. Nutzen Sie die Implementierung eines modernen Beschaffungssystems gleich für eine strategische Neuorientierung Ihrer gesamten Einkaufsorganisation.

Beachten Sie: Die immer größere Alltagstauglichkeit von virtuellen Marktplätzen und das immer umfangreicher werdende Angebot von Online-Katalogen bietet Ihnen die Chance, sich vor allem bei B- und C-Teilen auf wenige Lieferanten zu beschränken. Die Allesaus- einer-Hand-Strategie spart Ihnen Zeit und Aufwand und somit Kosten. Sonderkonditionen bringen Ihnen oft zusätzliche Vorteile.

Optimieren Sie Ihr externes Einkaufsmanagement
Nachdem Sie im eigenen Haus aufgeräumt haben, machen Sie sich nun daran, Ihr externes Einkaufsmanagement zu verbessern:

• Wählen Sie die passenden Vertragslaufzeiten. Zu Zeiten stark schwankender Preise gelten Laufzeiten über 1 Jahr bereits als langfristig und bergen ein entsprechend hohes Risikopotenzial in sich. Wägen Sie deshalb genau ab, welche Vor- bzw. Nachteile Jahresverträge mit sich bringen (vor allem im Rohstoffbereich) und ob Sie im Fall des Falles nicht besser mit Halbjahres- oder Quartalsverträgen fahren.
• Überprüfen Sie alle Transportkosten. Versandkosten sind eine gewichtige Konstante in der Bilanz eines jeden Beschaffungsprozesses. Klopfen Sie alle Transportwege auf ihre Kosten ab. Auf keinen Fall sollten Sie Angebote eines Zulieferers unbesehen übernehmen. Eine Frei- Haus- oder Ab-Werk-Lieferung ist nicht immer die beste Lösung. Oft bietet ein unabhängiger Spediteur wesentlich bessere Konditionen und Margen.
• Fordern Sie Preisnachlässe. Handeln Sie besonders bei größeren Bestellmengen angemessene Preisnachlässe oder Rabatte aus. Vor allem wenn Rohstoffpreise über die üblichen Rücksetzer absacken, muss sich auch etwas bei den Abgabepreisen Ihrer Lieferanten bewegen.